10 consejos y trucos de Google Drive para aumentar la productividad

Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más utilizados, en parte debido al hecho de que se integra automáticamente con todas las cuentas de Google. El servicio ofrece algunas características realmente agradables, tanto para el almacenamiento de archivos como para la creación de documentos, hojas de cálculo, diapositivas y mucho más alojados en la nube y que se pueden compartir. Si bien muchas personas usan Google Drive, es posible que no todos no conozcan todas las excelentes funciones que ofrece el servicio en la nube y la gran cantidad de complementos que están disponibles para él..

En este artículo, discutiré los mejores trucos de Google Drive, cómo usarlos y cómo pueden ayudarlo a aumentar su productividad en el servicio. Siga leyendo para explorar todos los trucos geniales de Google Drive:

1. Portapapeles web

Una de las funciones interesantes que ofrece Google Drive en sus aplicaciones web Docs y Sheets es el portapapeles web. El portapapeles web es capaz de almacenar las cosas que copia en él. Entonces, ¿en qué se diferencia del portapapeles de nuestros dispositivos? Bueno, hay dos diferencias clave entre el portapapeles de un dispositivo (como una Mac) y el portapapeles web que se ofrece en Google Drive:

• El portapapeles web puede contener número múltiple de elementos copiados, mientras que el portapapeles estándar en un dispositivo generalmente siempre solo contiene el último elemento copiado. Esto significa que puede usar el portapapeles web para copiar una gran cantidad de elementos y luego simplemente pegarlos donde desee (dentro de Google Drive)..

• El portapapeles web también es capaz de copiar y pegar datos entre diferentes hojas. Por lo tanto, puede copiar texto de una hoja y luego pegar ese texto en una hoja diferente. Eso es absolutamente asombroso.

Sin embargo, copiar texto usando teclas de acceso rápido del teclado como "Ctrl + C" no funciona. Para copiar texto al portapapeles web, deberá seleccionar el texto, ir a Editar -> Portapapeles web -> Copiar selección al portapapeles web.

2. Escritura por voz

Cuando crea un archivo de Google Docs, puede utilizar el sistema de voz a texto integrado de Google para escribir con su voz. También funciona sorprendentemente bien. Aún mejor, la herramienta de reconocimiento de voz también puede comprender comandos como "nueva línea" y "período", y les responde creando una nueva línea o insertando un punto en el texto.

Desafortunadamente, esta función no funciona en Safari (porque Safari no es compatible con WebRTC), pero funciona en la mayoría de los principales navegadores, incluidos Google Chrome, Firefox, Edge, etc. Para usar el dictado por voz, simplemente debe ir a Herramientas -> Escritura por voz en un archivo de Google Docs.

3. Agregue vínculos a documentos sin salir de la aplicación web

Tener que buscar constantemente cosas en la web, copiar sus enlaces y agregarlos a un documento puede volverse rápidamente molesto y tedioso. Google Drive también corrige esto. Simplemente puedes seleccionar el texto desea crear un hipervínculo y presione "Cmd + K" o "Ctrl + K“. Esto abrirá un pequeño cuadro de diálogo justo debajo del texto seleccionado, donde puede buscar palabras clave y elegir el enlace apropiado, que luego se vinculará automáticamente en el documento..

4. Publicar archivos en la web

Google Drive también ofrece una función para publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones en la web. Esto evita la necesidad de compartir enlaces al documento con la gente. Los elementos publicados en la web mediante Google Drive se pueden compartir a través de un enlace o se pueden incrustar en una página web. La mejor parte de usar la función "publicar en la web" de Google Drive es que puede configurarla para que se actualice cada vez que realice cambios en el archivo. Esto significa que el publicado el contenido se actualizará automáticamente cada vez que realiza una edición en el archivo original.

Para publicar un archivo en la web, simplemente abra el archivo en Google Docs y vaya a Archivo -> Publicar en la Web.

5. Ver los atajos de teclado de Google Drive

Si eres como yo, prefieres usar el teclado para navegar lo más posible por tus dispositivos. Usar atajos de teclado no solo es más fácil, sino que también termina ahorrando mucho tiempo valioso. Si no está convencido, considere qué es más fácil: copiar texto usando "Ctrl + C" o haciendo clic derecho y seleccionando "Copiar". Esto se aplica a casi todo lo que hacemos en nuestros dispositivos, y Google Drive no es una excepción..

Si está buscando ampliar su conocimiento de los atajos de teclado que funcionan dentro de la aplicación web de Google Drive, simplemente presione "Ctrl + /" y se le mostrará una tarjeta con todos los diferentes atajos de teclado que están disponibles en Google Drive.

6. OCR en imágenes y archivos PDF

Google Drive también tiene una función de OCR bastante ordenada escondida dentro de la aplicación web (y la aplicación de Android, desafortunadamente no en la aplicación de iOS). Esta característica puede reconocer el texto dentro de sus imágenes y archivos PDF y cree un archivo de Google Docs editable y con capacidad de búsqueda. ¿No es eso asombroso? La limitación de este método es que el texto debe estar bien escrito y, preferiblemente, debe contrastar adecuadamente con el resto de la imagen, o el OCR podría no reconocer el texto correctamente..

Además, el OCR en Google Drive no mantiene el formato intacto cuando convierte el documento en un archivo de Google Docs, esto significa que cualquier texto formateado será reconocido como texto normal, sin ningún formato..

Para usar OCR en su imágenes o PDF, simplemente subirlos en Google Drive. Luego, haga clic derecho sobre ellos y seleccione "Abrir en Google Docs", Y Google Drive convertirá la imagen / PDF en un archivo editable de" solo texto ".

Probé las capacidades de OCR de Google Drive creando un JPEG de muestra que consta de texto, una tabla, texto formateado y algo de texto en fuentes de caligrafía..

Este no es de ninguna manera el mejor reconocimiento que puede obtener en un OCR, pero funcionará para sus necesidades básicas. Si necesita un software de OCR que pueda reconocer y extraer sin problemas texto, datos y formato de sus documentos, puede consultar nuestro artículo sobre el mejor software de OCR..

7. Vea sus archivos ordenados por tamaño

Google Drive ordena los archivos y carpetas cargados según la regla "Última modificación primero". Esto puede ser útil ya que garantiza que los archivos que cargó más recientemente estén presentes en la parte superior, para facilitar el acceso. Sin embargo, si se está quedando sin espacio disponible en su cuenta de Google Drive, es posible que desee ordenar los archivos por su tamaño para averiguar dónde puede ahorrar más espacio..

Si bien no hay una forma directa de hacer esto, aún puede hacer que Google Drive organice los archivos por tamaño, siguiendo los pasos a continuación:

• En la página de inicio de Google Drive, pase el mouse sobre el "Actualizar almacenamiento"Opción en la parte inferior del panel izquierdo.

• Esto traerá un ventana con el desglose de su uso, haga clic en "Manejar", Y Google Drive ordenará todos sus archivos por tamaño.

8. Revise su redacción en busca de plagio y errores gramaticales

Google Drive tiene muchos complementos disponibles que pueden aumentar en gran medida la productividad y la eficacia del uso de los servicios de Google, como Google Docs, Sheets, etc. Uno de esos complementos se llama ProWritingAid, y es una herramienta que puede verificar su documento en busca de errores gramaticales, errores ortográficos y plagio, entre muchas otras características.

La herramienta en sí se paga (a partir de $ 40 por año), pero ofrece una prueba de 14 días, por lo que puede probarla antes de gastar dinero en ella..

9. Guarde automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos en Google Drive

Otro complemento para Hojas de cálculo de Google, llamado Guardar correos electrónicos y archivos adjuntos, hace exactamente lo que su nombre implica. Puede definir reglas basadas en factores como la identificación del correo electrónico del remitente, el asunto, el tamaño del mensaje, los archivos adjuntos, etc., y el complemento se ejecutará automáticamente cada hora, y sincronizar correos electrónicos de su cuenta de correo electrónico de Gmail en una hoja de cálculo. También guarda una copia del correo electrónico como PDF dentro de Google Drive, junto con los archivos adjuntos en el correo electrónico..

El complemento también se puede ejecutar manualmente si es necesario, yendo a Complementos-> Guardar correos electrónicos y archivos adjuntos -> Administrar reglas -> Ejecutar manualmente

10. Agregue varias filas y columnas a Hojas de cálculo de Google

Google Sheets es una herramienta bastante completa y proporciona casi todas las funciones de hoja de cálculo que alguien pueda necesitar. Combine eso con la gran cantidad de complementos disponibles para Google Sheets y verá cuán increíblemente poderoso puede llegar a ser. Sin embargo, el único inconveniente de Google Sheets es que no permite a los usuarios agregar varias filas y columnas en la hoja. Solo permite agregar filas y columnas una por una, pero esto puede resultar tedioso si es necesario agregar varias filas y / o columnas a la hoja de cálculo. Para llenar este vacío evidente en la funcionalidad, puede utilizar un complemento llamado "Agregar filas y columnas". Este complemento le permite agregar múltiples filas y columnas en Google Sheets con facilidad.

VEA TAMBIÉN: Google Drive vs. Dropbox: cuál deberías elegir?

Conviértete en un ninja de Google Drive!

Ahora que conoce estos trucos y los complementos que aumentan la funcionalidad para varios servicios de Drive como Documentos, Hojas de cálculo, etc., puede incorporarlos a su flujo de trabajo diario para ser más productivo y eficiente mientras usa el servicio en la nube de Google. Google Drive tiene muchas funciones adicionales que se pueden desbloquear mediante el uso de complementos y aplicaciones de Chrome que funcionan con él. Hay una serie de otros complementos y aplicaciones que debe consultar en la tienda web de Chrome y en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google..

Si conoce un complemento, un truco o una aplicación de Chrome de Google Drive que cree que podríamos haber pasado por alto en este artículo, no dude en hacérnoslo saber. También nos gustaría conocer las formas en que usa Google Drive para ser más productivo, tanto a nivel personal como en el trabajo. Comparta sus experiencias con Google Drive y sus pensamientos sobre su uso en la sección de comentarios a continuación.