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No hay duda de que el correo electrónico ha revolucionado la forma en que nos comunicamos. Y aunque la gente puede preferir cada vez más cosas como las redes sociales y las aplicaciones de mensajería instantánea para charlar con amigos en estos días, la verdad es que cuando se trata de una comunicación adecuada, el correo electrónico sigue siendo el medio preferido..
Desde universidades hasta corporaciones globales, y desde estudiantes hasta directores ejecutivos, el correo electrónico se usa en casi todas partes y por todos. Dicho esto, casi todos tenemos varias direcciones de correo electrónico, con uno o (más) de los muchos proveedores de correo electrónico. Pero la verdadera pregunta es, ¿estamos confirmando los protocolos de uso adecuado del correo electrónico??
Si no está seguro de la respuesta, este artículo, que subraya las etiquetas básicas del correo electrónico que todos deberían seguir, es para usted. Así que sin más preámbulos, aquí van.
Etiquetas básicas de correo electrónico
1. Utilice una dirección de correo electrónico de aspecto profesional
Su dirección de correo electrónico a menudo se considera indicativa de su personalidad. Por esta razón, es Es importante tener una dirección de correo electrónico de apariencia profesional, generalmente con su nombre y apellido como parte del "nombre de usuario".. Esto es aún más importante si tiene la intención de utilizar la dirección de correo electrónico para la comunicación profesional (por ejemplo, enviar currículums a los reclutadores, proporcionar muestras de trabajo a los clientes)..
Si el nombre de usuario de su elección no está disponible, puede agregar un número de su elección (por ejemplo, fecha de nacimiento) para conseguir uno. Por citar algunos ejemplos, [email protected] o [email protected] pueden considerarse buenas opciones. En el otro lado, usa algo como [email protected] o [email protected], y puede estar bastante seguro de que los destinatarios ni siquiera abrirán sus correos electrónicos.
Consejo: En la medida de lo posible, utilice una dirección de correo electrónico separada para todas sus necesidades profesionales. Y si no le importa desembolsar unos cuantos dólares, es mejor optar por el correo electrónico alojado con su propio dominio..
2. Incluya siempre un tema y manténgalo claro y conciso
La línea de asunto es una de las componentes más importantes del correo electrónico, como lo proporciona inmediatamente al destinatario una idea de la información que se incluye en el correo electrónico. Es por eso que todos sus correos electrónicos deben tener una línea de asunto, incluso si el contenido no es tan importante. Dejar la línea de asunto en blanco se percibe como un descuido por parte del remitente.
Aún más importante, el La línea de asunto debe ser concisa y al grano., para que el destinatario pueda distinguir el contenido del correo electrónico lo más rápido posible. Pocos ejemplos son Informe del proyecto adjunto, Encuesta de desempeño: solicitud de respuesta temprana, y cosas asi.
3. Utilice fuentes estándar y un formato mínimo.
No importa cuánto le gusten esas fuentes elegantes que tiene en su PC, son un absoluto no-no cuando se trata de redactar correos electrónicos. Eso es porque Si usa una fuente no estándar y no está instalada en la computadora del destinatario, el texto del correo electrónico no aparecerá como se esperaba.. Esta es la razón por la que la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen solo unas pocas fuentes estándar, serif y sans-serif (por ejemplo, Times New Roman, Arial) disponibles para redactar correos electrónicos. Y deberías ceñirte a ellos.
Además, mantenga el formato en su correo electrónico lo menos posible. A menos que necesite enfatizar una determinada sección, línea, etc.en el contenido del correo electrónico, abstenerse de usar resaltados y colores para el texto.. De echo, el color del texto del correo electrónico debe ser solo negro, ya que es el más legible.
4. Evite los errores tipográficos, el uso incorrecto de la gramática y los errores de puntuación
Aunque no todo el mundo tiene una gramática nazi, y no es criminal tener un error tipográfico o dos en sus correos electrónicos, el uso incorrecto del lenguaje, la estructura de las oraciones, etc., generalmente le da a los destinatarios una impresión negativa. Por eso es extremadamente importante que Verifique tres veces la línea de asunto, el cuerpo y todos los demás elementos textuales de un correo electrónico en busca de errores gramaticales y de puntuación inadvertidos. (y corríjalos, si los encuentra), antes de presionar el botón "Enviar".
Además, deberías nunca use varios signos de puntuación (por ejemplo, !!!) en sus correos electrónicos. Lo mismo ocurre con las palabras del argot (p. Ej., LMAO), contracciones populares (p. Ej., Gotcha!) Y emoticonos.. Todas estas cosas parecen muy inmaduras y poco profesionales, y es mejor dejarlas solo para las redes sociales y los chats instantáneos..
Consejo: Siempre tenga cuidado de cómo capitaliza las palabras, oraciones, etc.en sus correos electrónicos. Un correo electrónico (o cualquier otra cosa, para el caso) nunca debe redactarse EN MAYÚSCULAS, ya que se considera el equivalente en Internet de gritar..
5. Asigne nombres descriptivos a los archivos adjuntos.
La mayoría de las veces, tenemos que enviar / recibir varios archivos como archivos adjuntos con nuestros correos electrónicos. Si bien esto es bastante necesario, nada podría ser peor que recibir un correo electrónico cargado con numerosos archivos con nombres aleatorios (por ejemplo, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) que no tienen ningún sentido. Entonces, siempre que envíe archivos adjuntos con un correo electrónico, cámbieles el nombre con algunos nombres de archivo descriptivos, para que el destinatario conozca instantáneamente su contenido, sin necesidad de abrirlos. Por ejemplo, si está enviando su currículum a un posible empleador, asígnele un nombre como CurrentResume_JohnDoe. Simple y fácil.
También, si tiene la intención de enviar un gran número (por ejemplo, 20) archivos adjuntos con un correo electrónico, es mejor combinarlos en un archivo comprimido primero. Para mayor claridad, puede mencionar por separado detalles como el número de archivos adjuntos, el tamaño total del archivo, etc.en el cuerpo del correo electrónico..
6. Incluya siempre una firma
Una firma es necesario para cerrar o finalizar correctamente el texto del cuerpo del correo electrónico. Pero lo que es más importante, también da "autenticidad" al correo electrónico y su contenido. Por lo tanto, todos sus correos electrónicos deben tener su firma incluida. Simplemente cree y guarde una firma en la configuración del correo electrónico, y se agregará automáticamente al final de cada correo electrónico que redacte..
Hablando sobre "Qué" debe incluirse en la firma, es algo que debe decidir, ya que varía de una persona a otra. Dicho esto, como regla general, puede incluir Información del contacto (por ejemplo, número oficial, correo electrónico secundario), así como enlaces a tus perfiles sociales. En pocas palabras, una firma debería servir como su tarjeta de contacto digital. Pero no lo sobrecargue con demasiada información innecesaria.
7. Acuse recibo de correos electrónicos.
El correo electrónico de hoy en día ha avanzado tanto, que una vez que presiona el botón "Enviar", puede estar 200% seguro de que llegará a la bandeja de entrada del destinatario, uno o dos segundos más tarde. Sin embargo, como con cualquier tecnología, El correo electrónico también puede sufrir (y ocasionalmente lo hace) tiempos de inactividad. Entonces, una vez que reciba un correo electrónico (especialmente si es importante), acusar recibo respondiendo al remitente con un pequeño mensaje.
Aunque no es posible reconocer cada correo electrónico que recibe, debería intentar hacerlo. Más importante aún, deberíasreconocer correo electrónico que se envía por error para usted, ya que el remitente podría estar esperando una respuesta del otro lado. Esto hará que el remitente sea consciente del error y también evitará algunos problemas al destinatario real del correo electrónico..
8. Usa los saludos adecuados
Cuando hablamos con la gente cara a cara, o incluso por teléfono, siempre comenzamos por saludarlos. Y la misma regla también se aplica a los correos electrónicos, por lo que sus correos electrónicos siempre deben tener los saludos adecuados para los destinatarios.. Dependiendo de a quién le envíe un correo electrónico, el saludo puede ser formal (por ejemplo, Estimado Sr. Johnson, Profesor Keller), o informal (Hola Adam, hola Jenna). De manera similar, el final (por ejemplo, Saludos, Atentamente) debe tener el mismo tono subyacente que el saludo inicial, así como el mensaje general..
Vale la pena señalar que deberías abstenerse de usar saludos de uso cotidiano y extremadamente informales (por ejemplo, ¿Qué pasa?) en los correos electrónicos. No hace falta decir que se considera poco profesional..
9. No utilices Responder a todos cada vez
Hay ocasiones en las que recibe un correo electrónico que también se envía a varios otros destinatarios (por ejemplo, un aviso importante en una empresa). Pero al responder a tales mensajes, utilice apresuradamente la opción "Responder a todos". Esto no solo envía la respuesta al remitente original, sino a todos los demás que han recibido el correo electrónico, ya sea que la respuesta sea para ellos o no. Esta es una forma perfecta de obstruir las bandejas de entrada de los destinatarios..
Por esta razón, tenga cuidado al responder correos electrónicos con varios destinatarios y utilice la opción "Responder". Solo cuando esté 100% seguro de que su respuesta es para todos en la lista de destinatarios, debe usar la opción "Responder a todos"..
10. Utilice correctamente los campos CC y CCO
Junto con el campo "Para", el "Cc" y "Cco”Los campos son algo que conoce cualquier persona que haya recibido un correo electrónico. Pero incluso después de eso, la mayoría de las personas terminan usándolos incorrectamente..Aquí hay una verdad sobre qué son y cuándo deben usarse:
- Cc: Significa Copia carbón. Si hay algunos destinatarios a los que desea enviar un correo electrónico, pero no quiere que sepan que este correo electrónico es "solo" para ellos, ingrese sus direcciones de correo electrónico en este campo. Cada destinatario puede ver las direcciones de correo electrónico de otros en el campo CC..
- Cco: Abreviatura de Blind Carbon Copy. Si hay varios destinatarios a los que desea enviar un correo electrónico, pero desea que se vean a sí mismos como los únicos destinatarios del correo electrónico, ingrese sus direcciones de correo electrónico en este campo. Cada destinatario en un campo CCO solo puede ver su propia dirección de correo electrónico y no la de los demás. Esta opción es más adecuada para la privacidad..
11. Responder a los correos electrónicos de manera oportuna
Dada la cantidad de correos electrónicos que recibimos a diario, es casi imposible responder a todos de inmediato. sin emabargo, Incluso si un correo electrónico es un poco bajo en su prioridad, debe intentar responderlo de manera oportuna.. Por lo general, esto debe realizarse dentro de las 24 a 48 horas posteriores a la recepción de un correo electrónico. Y si no podrá responder a los correos electrónicos durante algún tiempo (por ejemplo, debido a una pausa), utilizar la función de respuesta automática o respuesta automática, que la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen.
12. Formatee correctamente los correos electrónicos antes de reenviarlos
Tan pronto como se presione el botón "Adelante" en un correo electrónico, el mensaje completo (incluidas las imágenes, el texto desalineado, etc.) tiene una sangría extraña a la derecha, e insertado en un correo electrónico en blanco, para que pueda ingresar los ID de correo electrónico de los destinatarios y enviarlo. Esto no solo estropea el formato del correo electrónico original, sino también introduce una gran cantidad de espacios en blanco y símbolos adicionales (>) en el fragmento de correo electrónico reenviado, lo que, a su vez, hace que el correo electrónico sea casi ilegible.
Para arreglarlo, deberías formatee correctamente el correo electrónico reenviado, cuando esté incrustado en un correo electrónico en blanco. Esto incluye eliminar el espacio en blanco adicional, así como eliminar caracteres adicionales, líneas en blanco y cosas por el estilo..
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Use el correo electrónico de la forma en que debe usarse
Dado que es el principal medio de comunicación en el mundo actual conectado a Internet, es extremadamente importante que el correo electrónico se utilice de acuerdo con las reglas adecuadas, que incluyen todo, desde cómo saluda a los destinatarios hasta el estilo de fuente que elija. Y las etiquetas descritas anteriormente lo ayudan a hacer precisamente eso, lo que lo convierte en una experiencia de correo electrónico mejor y productiva. Así que pruébelos y háganos saber sus favoritos en los comentarios a continuación.
