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Para el funcionamiento más fluido de una organización, no importa cuán pequeña o enorme sea, siempre se necesita una comunicación efectiva entre ellas. El aspecto más importante de una organización exitosa es su capacidad para escuchar y liderar. El equipo de gestión forma una parte esencial de toda organización y depende de ellos llevar a toda la organización a una armonía y ayudarlos a trabajar juntos. Las responsabilidades se delegan en diferentes equipos y la colaboración entre estos equipos es esencial para el éxito de las operaciones de las organizaciones..
Para satisfacer las necesidades de los desarrollos digitales de hoy en día, las herramientas de gestión de proyectos también se han conectado, eliminando todas esas reuniones de sala de juntas y reuniones de equipo interno. Las herramientas de gestión de proyectos en línea ahora incluyen todo lo que cualquier empresa nueva o corporativa necesitaría para establecer operaciones sin problemas entre sus equipos..
Mejor software de gestión de proyectos (herramientas)
El software de gestión de proyectos incluye básicamente herramientas para la gestión de equipos, la colaboración y las comunicaciones. Aquí hay 7 de los mejores software de gestión de proyectos que su startup o empresa también debe aprovechar al máximo.
1. Holgura
Slack es la mejor herramienta de comunicación en equipo para las empresas y las nuevas empresas de hoy en día. Dado que los correos electrónicos y las reuniones exclusivas se están convirtiendo rápidamente en cosa del pasado, Slack ha llamado la atención de miles de organizaciones en todo el mundo. Básicamente, es una herramienta de comunicación y colaboración en equipo que permitiría a toda una organización comunicarse entre sí sobre proyectos fácilmente. Slack se compone básicamente de tres características clave sobre las que opera toda la herramienta.
- Canales: Los canales se definen con un hashtag (#) antes del nombre del tema. Estos canales son accesibles para todas las personas involucradas en el equipo y se pueden clasificar de acuerdo con conjuntos individuales de equipos. Los mensajes relacionados con un solo canal se pueden buscar fácilmente en función de sus etiquetas.
- Mensajes directos: Los mensajes directos son como la mensajería instantánea con la que está familiarizado en Facebook y Twitter. Estos mensajes son completamente privados y seguros, solo una simple conversación uno a uno..
- Grupos privados: Los grupos privados operan más como canales, con la única diferencia de que los grupos privados son grupos cerrados cuyos administradores pueden agregar solo miembros seleccionados específicos. Estas conversaciones grupales son completamente privadas y seguras..
Además de estos atributos clave, Slack también presenta notificaciones de escritorio, que se pueden habilitar directamente desde la ventana de preferencias de Slack. Slack también admite la función de arrastrar y soltar archivos y documentos directamente en las conversaciones..
También puede vincular archivos desde su Google Drive o Dropbox y Slack los sincroniza automáticamente por usted. La herramienta de búsqueda de Slack es una de las mejores que encontrarás en una aplicación de gestión de equipos. Puede buscar usando los hashtags del grupo, el período de tiempo estimado de su publicación o seleccionando la persona específica que realizó la publicación..
Con aplicaciones de Android e iOS para ello, Slack es una herramienta de administración imprescindible tanto para empresas emergentes como para empresas..
Características principales: Grupos privados, mensajería directa, grupos abiertos, uso compartido de archivos, integración con Google Drive, Dropbox y muchas otras herramientas, potente motor de búsqueda.
Factor único de Slack
Lo más singular de Slack, que lo distingue del resto, es básicamente todo sobre él. Slack, fácil de usar, no tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Cualquiera puede empezar a utilizar la herramienta de inmediato e integrarse en su vida laboral diaria casi al instante.
Las características mencionadas también son testimonio del hecho de que Slack es, con mucho, la aplicación de comunicación y colaboración en equipo más utilizada entre organizaciones de todos los tamaños y estructuras..
Precios: Gratis (10,000 mensajes de búsqueda); $ 6.67 / mes por usuario (búsqueda de mensajes ilimitada, acceso de invitado y más); $ 12.5 / mes por usuario (soporte 24/7, informes de historial de mensajes y más).
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2. Trello
Trello es, con mucho, la aplicación de administración de proyectos y equipos más fácil de usar y simple pero poderosa que jamás haya encontrado. La simplicidad de usar Trello hace que la gestión de proyectos sea divertida nuevamente y la saca de la sala de juntas de la oficina. Un proyecto de Trello (o tablero, como se le llama), se compone de tres elementos principales:
- Tableros: Los tableros son el proyecto completo o el conjunto de tareas que se van a administrar. Los tableros pueden ser cualquier cosa, desde un plan de acción de rediseño del sitio web hasta la planificación de una boda. Se pueden crear nuevos tableros bajo diferentes organizaciones en Trello para mantener su tablero de trabajo separado de los personales.
- Liza: Las listas constituyen el siguiente elemento después del tablero. Una colección de tareas similares en Trello se llama Listas. Un conjunto similar de tareas se agrupa para formar una lista..
- Tarjetas: Las tarjetas son el componente esencial de un proyecto de Trello. Estas tarjetas no son más que una tarea a la mano, como el título de un artículo en la lista de ideas de título para un tablero del equipo editorial.
Estas Tarjetas se pueden votar, comentar o incluso se pueden compartir archivos entre ellas. Trello también admite la vinculación a archivos desde su Google Drive o Dropbox. Las etiquetas facilitan a las personas la organización de tareas según el tipo de trabajo..
También hemos cubierto esta aplicación como una guía detallada que puede encontrar aquí..
Características principales: Tarjetas, listas, tableros, fechas de vencimiento, etiquetas, archivos adjuntos, suscripción a tarjetas, pegatinas, modificaciones de tableros y más.
Factor único de Trello
La simplicidad de la gestión de proyectos y la flexibilidad para usarla tanto para su trabajo como para uso personal hacen de Trello una excelente opción para muchas empresas y organizaciones..
Precios: Gratis (tablas ilimitadas); Trello Gold ($ 5 / mes), clase Business ($ 3.75 / mes por usuario) y Enterprise (Pay as you go).
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3. Asana
Asana lleva las comunicaciones de su equipo al siguiente nivel a través de su herramienta. Expulsa el correo electrónico y lo improductivo asociado a él. Asana se basa en cuatro componentes clave principales:
- Tareas: Las tareas constituyen el componente básico de un proyecto en Asana. Las tareas son conjuntos individuales de acciones que deben llevarse a cabo en un proyecto. Estas tareas se pueden configurar con una fecha de vencimiento, comentar, agregar archivos adjuntos (también de Google Drive y Dropbox), hacer como favoritas, eliminar o marcar como completadas..
- Proyectos: Los proyectos se encuentran en el nivel más alto de jerarquía en comparación con las tareas. Los nuevos proyectos implican un conjunto de tareas como Listas en Trello.
- Comentarios: Estos comentarios son una forma de permitir que el equipo participe en conversaciones sobre la actividad específica de la tarea..
- Bandeja de entrada: Inbox es una poderosa aplicación de correo electrónico en sí misma en Asana. Inbox le permite comunicarse con cualquier miembro del equipo y también proporciona notificaciones y actualizaciones sobre las tareas en las que participa..
Puedes despedirte fácilmente de confiar en el correo electrónico para las comunicaciones de tu equipo con Asana. Con las aplicaciones de Android e iOS, uno puede mantenerse actualizado con proyectos y tareas mientras viaja.
Características principales: Tareas, proyectos, comentarios, bandeja de entrada, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y más.
Factor único de Asana
Asana cuenta con una poderosa herramienta general para la gestión de equipos y la colaboración. Aunque la curva de aprendizaje es un poco complicada en comparación con Trello o Slack, eso no impide que Asana sea un gran reemplazo del correo electrónico para las comunicaciones en equipo. Su Bandeja de entrada y Tareas son las funciones más poderosas que encontrará en una aplicación de administración de equipos..
Precios: Libre; Planes premium (desde $ 21 / mes para 5 miembros hasta $ 750 / mes para 100 miembros).
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4. Campo base
Basecamp es un software premium para la gestión y colaboración de su equipo. El software ofrece todas las funciones que necesitaría para realizar un proyecto desde la fase de ideación hasta su realización. Estos son los elementos clave que componen un proyecto de Basecamp:
- Proyectos: Los proyectos son el elemento principal en Basecamp. Se pueden crear nuevos proyectos directamente desde su página de perfil e invitar a los miembros del equipo a participar en ellos.
- Discusiones: Las discusiones funcionan más como un foro en línea, con cada discusión específica perfectamente categorizada en sus respectivas partes de interés..
- Listas de tareas pendientes: Las listas de tareas permiten a los miembros crear tareas y marcarlas a medida que las terminan..
- Progreso: El progreso es una de las mejores características de Basecamp que brinda a los usuarios una vista de la línea de tiempo del trabajo que se ha realizado en el momento específico.
Otras características incluyen calendario, archivos adjuntos, notas de texto y más. Basecamp también ofrece aplicaciones para Android, iOS y correo electrónico que facilitan la gestión de proyectos en equipo..
Características principales: Proyectos, discusiones, listas de tareas, ventana de progreso, calendario, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, notas de texto y más.
Factor único de Basecamp
El mayor punto de venta de Basecamp, aparte de su aplicación de gestión de equipos completamente bien documentada, es su ventana de progreso. El seguimiento del trabajo ya realizado sienta una base sólida para las próximas tareas y Basecamp gana en este sentido con su ventana de progreso perfectamente diseñada..
Precios: Gratis (solo prueba de 60 días); Los precios van desde $ 20 / mes para 10 usuarios activos hasta $ 150 / mes para usuarios ilimitados y 100 GB de espacio.
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5. Zoho Projects
Zoho Projects ofrece un conjunto completo de características que serían necesarias para administrar de manera eficiente los proyectos y planes de su equipo. Zoho Projects ofrece a los usuarios un mecanismo eficaz no solo para realizar el trabajo a tiempo, sino también para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a tareas individuales para analizar mejor las situaciones. Los elementos clave que componen la gestión de Zoho Project son:
- Tareas: Las tareas son el elemento básico de la gestión de proyectos en Zoho Projects. Las tareas en Zoho Projects se pueden crear desde el Panel de control principal. Una tarea también se puede establecer como una lista de tareas pendientes justo debajo de ella. Las fechas de vencimiento, la adición de miembros, la prioridad de las tareas y los archivos adjuntos son las funciones complementarias para las tareas en Zoho Projects..
- Hitos: Es importante establecer hitos para completar una tarea, lo que facilita el seguimiento del estado y las actualizaciones al respecto. La adición de hitos permite a los usuarios agregar miembros, su fecha de vencimiento esperada y una marca de hitos.
- Progreso del proyecto: El progreso de un proyecto o tarea en particular en el proyecto de Zoho se puede rastrear desde el panel derecho de su tablero. El progreso de este proyecto proporciona una perspectiva detallada de la tarea en cuestión y también sus fechas de vencimiento e hitos..
Además de su característica clave, Zoho Projects también actúa como una red social interna, lo que permite a los usuarios publicar estados a los que se puede acceder en los feeds de otros. Los archivos adjuntos (tanto locales como de Google Drive / Dropbox) están permitidos en esta herramienta. Todas las tareas, fechas de vencimiento e hitos se incluyen automáticamente en la sección 'Calendario' de su cuenta..
Zoho también ofrece aplicaciones móviles para Android e iOS, lo que facilita que los equipos se mantengan actualizados sobre las tareas sobre la marcha..
Características principales: Tareas, hitos, progreso del proyecto, archivos adjuntos, estados, suministro de noticias, calendario y más.
Factor único de Zoho Projects
El factor clave que obliga a los usuarios a elegir Zoho es su capacidad para finalizar y realizar un seguimiento de los proyectos en función de los hitos. Esta herramienta también permite realizar un seguimiento del número de horas o días necesarios para completar una tarea o un hito..
La flexibilidad de Tasks y su capacidad para actuar como una red social interna hace que Zoho Projects valga la pena considerarlo para la planificación de tareas internas y las colaboraciones de su equipo..
Precios: Gratis (1 proyecto, 10 MB de almacenamiento); $ 20 / mes (20 proyectos, 5 GB de almacenamiento); $ 40 / mes (50 proyectos, 15 GB de almacenamiento); $ 80 / mes (proyectos ilimitados, 30 GB de almacenamiento).
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6. Evernote
Aunque Evernote a menudo se percibe como una aplicación de gestión de tareas a nivel personal, es igual de flexible para lograr incluso una gestión eficiente de los proyectos de equipo con ella. Las principales características clave que hacen que Evernote sea excelente para la gestión de equipos se enumeran a continuación:
- Cuadernos: Los blocs de notas pueden tratarse más o menos como los Proyectos que conoce como en las herramientas anteriores. Los cuadernos son una colección de notas y se pueden compartir tareas similares en dichos cuadernos. Estos blocs de notas también se pueden compartir con otros miembros del equipo..
- Notas: Las notas pueden considerarse como una tarea en un proyecto. Puedes crear nuevas tareas, listas de tareas, agregar garabatos, adjuntar archivos o cualquier cosa que se te ocurra en una nota en Evernote..
Si bien todas estas características definitivamente hacen de Evernote una gran aplicación para la administración de tareas personales, muchos argumentan en contra de que pueda reemplazar la administración de equipos. Ahí es donde entran en juego las integraciones de terceros de Evernote. LiveMinutes es una integración de terceros para Evernote que permite a los miembros del equipo trabajar simultáneamente en una nota o proyecto colaborando sin problemas.
Características principales: Notas, cuadernos, integraciones de terceros, archivos adjuntos, garabatos, listas de tareas y más.
Factor único de Evernote
La herramienta completa de Evernote en sí misma es la razón por la que posiblemente sea una de las 10 mejores aplicaciones de Android e iOS. Con notas ilimitadas, cuadernos y al aprovechar el poder de la aplicación Evernote y sus integraciones de terceros, Evernote es un gran caso para una herramienta de colaboración en equipo..
Además, dada la gran cantidad de usuarios que ya están familiarizados con la aplicación Evernote, ampliar aún más sus horizontes para la gestión de equipos no incluiría una curva de aprendizaje en absoluto..
Precios: Gratis (60 MB de cargas por mes); $ 2.99 / mes (1 GB de cargas por mes); $ 5.99 / mes (cargas ilimitadas y muchas más funciones)
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7. Invisionapp (para equipos de diseño)
Hasta ahora hemos estado hablando de herramientas generalizadas para la gestión de proyectos en equipo y las colaboraciones. Pero para los equipos de diseño, es posible que las herramientas mencionadas anteriormente no satisfagan su deseo de construir mejor las cosas. La aplicación Invision es una herramienta de creación de prototipos y colaboración para diseñadores. Algunas de sus características clave después de comenzar un nuevo proyecto de diseño se enumeran a continuación:
- Modo de vista previa: El modo de vista previa permite a los usuarios navegar a través de una iteración de diseño y experimentar tal como se creó originalmente. El modo de vista previa también permite ver todos los puntos de acceso creados, lo que facilita la edición de algo más..
- Activos: Los activos son los elementos que componen un diseño y estos se pueden agregar a sus diseños desde su disco duro local o en plataformas en la nube..
- Puntos calientes: Los hotspots son las áreas principales donde se puede realizar una acción en una iteración de diseño. Al acceder a Build more, los Hotspots podrían modificarse o crearse en consecuencia.
- Comentarios: Los comentarios forman una importante herramienta de colaboración para Invision. Estos comentarios se pueden colocar como un círculo pequeño en toda la cara del diseño, donde sea que necesite señalarlo en particular. Se puede realizar un seguimiento de una descripción general completa de los comentarios desde la página de resumen del proyecto.
- Revisión histórica: El historial de revisiones son los componentes básicos de cualquier iteración de diseño y se puede acceder a este desde la página de su proyecto en Invision..
Además de ayudarlo a diseñar páginas web y aplicaciones móviles, ofrece características clave para la colaboración en equipo a través de comentarios y actividad del usuario. El diseño terminado también se puede exportar fácilmente como PDF usando esta herramienta.
Características principales: Modo de vista previa, modo de construcción, comentarios, historial de revisiones, carga de nuevos activos, administración de personas, transferencia de propiedad de diseños, exportación como PDF y más.
Factor único de Invisionapp
Con la reciente integración con Dribble y Adobe, Invisionapp es una herramienta de gestión de equipos de rápido crecimiento para equipos de diseño. También dado el hecho de que no es fácil colaborar en diseños, ya sea por correo electrónico o cualquier otra herramienta mencionada anteriormente, la aplicación Invision se ha hecho un hueco por sí misma..
Su característica única de comentarios lo convierte fácilmente en una de las mejores herramientas para colaborar en iteraciones de diseños..
Precios: Gratis (1 proyecto); $ 15 / mes (3 proyectos); $ 25 / mes (proyectos ilimitados); $ 100 / mes (proyectos ilimitados, 5 miembros del equipo).
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VEA TAMBIÉN: Alternativas a Dropbox: 10 mejores servicios de almacenamiento en la nube
Entonces, ¿qué opinas de este software de gestión de proyectos y colaboración en equipo? Comparta sus pensamientos y experiencias con estas herramientas a continuación.
