Cómo usar las reglas de Hazel para aumentar la productividad

La premisa básica de la computadora personal es facilitar la vida de sus usuarios. Pero las tareas informáticas mundanas y repetitivas, como clasificar y mover archivos desde la carpeta de descarga, hacen exactamente lo contrario. Nos ralentizan y nos distraen. Afortunadamente, existen aplicaciones que nos ayudan a automatizar esas tareas en segundo plano y nos permiten concentrarnos en lo que es importante. Para los usuarios de Mac, Hazel es la mejor de ese grupo.

Las reglas de Hazel no están destinadas a romperse

Hazel es un panel de preferencias del sistema de Mac que observa una carpeta y realiza conjuntos de acciones específicos cada vez que se cumplen determinados conjuntos de condiciones. Puede agregar tantas carpetas, condiciones y acciones como desee. Agregue la capacidad de ejecutar scripts y tendrá posibilidades ilimitadas de lo que puede lograr con Hazel..

Para comenzar a usar Hazel, debe crear reglas. Abra Hazel en Preferencias del Sistema y agregue una carpeta para ver en el panel izquierdo.

Luego, mientras selecciona esa carpeta, agregue Reglas en el panel derecho. Las reglas se enumeran en orden de importancia, la primera regla de la lista se ejecutará antes que la segunda, y así sucesivamente. Entonces, si desea ejecutar A antes que B, coloque A encima de B en la lista. Puede arrastrarlos y soltarlos para crear el pedido..

La creación de una regla básica debería ser lo suficientemente simple:

• Dale un nombre a la regla.
• Selecciona el Condiciones (y Condiciones anidadas sosteniendo el Opción mientras hace clic en el Más botón).
• Selecciona el Comportamiento que hacer cuando se cumplan las condiciones.

Para crear reglas similares, puede duplicar otra regla existente y modificar el contenido..

Profundizar en las subcarpetas

Una de las características interesantes de Hazel es su capacidad para ver subcarpetas. Por ejemplo, en lugar de agregar diez carpetas dentro de la Carpeta A a Hazel y crear reglas similares para cada una de ellas, puede crear reglas maestras para la Carpeta A y pedirle a Hazel que aplique estas reglas a todas las subcarpetas dentro de la Carpeta A.

Para hacer eso, simplemente agregue una regla para ver las subcarpetas en la parte superior de la lista de Reglas para la Carpeta A. Los pasos son:

• Cree una regla y asígnele el nombre "Ver subcarpetas" o algo así.
• Establezca la condición en: Tipo - es - Carpeta
• Establezca la acción en: Ejecutar reglas sobre el contenido de la carpeta
• Pon esa regla en la parte superior.

Después de eso, cualquier regla que agregue a la Carpeta A también se aplicará a todas las carpetas dentro de ella..

Añadiendo superpoder con Spotlight y scripts

Para crear reglas más avanzadas, Hazel permite a los usuarios integrar Spotlight y scripts a sus reglas.

Cuando está editando una regla, puede usar los atributos de Spotlight en la condición de la regla yendo al final de la lista y eligiendo Otro.

La lista de Destacar Aparecerán atributos. Puede seleccionar uno de ellos para que sea la condición.

Por ejemplo, puede establecer que la condición sea válida si el elemento usa la fuente Verdana.

La compatibilidad con Spotlight significa que puede usar cualquier cosa que Spotlight pueda identificar como condición, y cubre casi todo.

Mientras que los atributos de Spotlight van a las condiciones, guiones los soportes pertenecen a la parte de acciones. Puede utilizar Apple Script, Java Script, Shell Script y Automator Workflow. Traducción: puedes pedirle a Hazel que haga casi todo lo que puede hacer tu Mac.

Para agregar un guión, elija uno de los soportes de guión de la lista desplegable y use un guión listo para usar o compílelo directamente en Hazel.

Introducir varias reglas de muestra

El uso de Hazel debe adaptarse a las necesidades individuales. Pero aquí hay algunos ejemplos de mi uso personal para mostrarle las posibilidades. Consulte estos foros de Hazel para obtener más estudios de caso..

1. Administrar el escritorio y la carpeta de descargas

Ambas cosas Escritorio y Descargas La carpeta son los lugares convenientes para dejar todo, y se pueden desordenar en poco tiempo. Puede usar Hazel para ordenar su contenido y mover los archivos a la ubicación apropiada automáticamente.

Por ejemplo, desea mover archivos de películas TED descargados de la carpeta Descargas a la carpeta TED Talks dentro de la carpeta Películas. Estos son los pasos para crear la regla:

• Agregar carpeta Descargas a la lista.
• Mientras la carpeta Descargas está seleccionada, agregue una regla en el panel derecho.
• Dale un nombre a la regla.
• Debajo Condiciones, colocar Tipo - es - Película y URL / dirección de origen - es - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Para averiguar la dirección de origen, botón derecho del ratón en uno de los videos de Finder y elija Conseguir información (o seleccionar y usar Comando + I).

• Cada video TED tiene una dirección de descarga diferente pero la misma fuente raíz. No use la dirección completa.
• Bajo la Comportamiento, colocar Mover - a carpeta - TED Talks. Puede configurar una carpeta de destino diferente si lo desea.
• También puede agregar más acciones, como Agregar etiquetas y Mostrar notificación.

Para hacer cosas similares con diferentes tipos de archivos, cree otras reglas. Puede duplicar estas reglas y modificar las condiciones y acciones, o crear reglas similares para diferentes carpetas..

2. Procesamiento de capturas de pantalla

Tomo muchas capturas de pantalla para escribir. Antes de usar Hazel, tomé capturas de pantalla, las recorté / redimensioné al tamaño requerido, las anoté, las optimicé para la web y las moví a una carpeta en particular de acuerdo con sus proyectos. Ese es un proceso que requiere mucho tiempo..

Hazel no puede hacerse cargo de todos los pasos, pero seguro que puede simplificarlos. Pero primero, establecí un nuevo flujo de trabajo para apoyar a Hazel:

• Todavía tengo que tomar las capturas de pantalla. Utilizo una aplicación dedicada para obtener capturas de pantalla dentro del límite de tamaño requerido.
• También tengo que anotar las imágenes con cuadros, flechas y texto según sea necesario.
• Pero ahora agregué un paso adicional al guardar la imagen. Agrego un etiqueta relacionados con el proyecto. Por ejemplo, las capturas de pantalla para el proyecto A se etiquetarán como "A", el proyecto B se etiquetará como "B", el proyecto Beebom se etiquetará como "Beebom", etc. También configuré una carpeta dedicada para guardar todas las capturas de pantalla.

Ahora aquí es donde Hazel entra en acción. Creo dos reglas para la carpeta de capturas de pantalla. La primera regla es optimizar la imagen:

• En el Condiciones:
  • Kind - is - imagen - bastante claro
  • Etiquetas - no contiene - optimizado - para asegurarse de que Hazel procesará solo imágenes no optimizadas.
  • Fecha de última modificación - es en la última - 1 - hora - para que la regla no se aplique a las capturas de pantalla antiguas.

• En el Comportamiento:
  • Abierto - con aplicación - ImageOptim - esta es la aplicación para optimizar el tamaño de la imagen en segundo plano.
  • Agregar etiquetas - optimizado - para decirle a Hazel que esta imagen ha sido optimizada.
  • Mostrar notificación: archivo, hora - esto es opcional.

La segunda regla es mover las imágenes optimizadas a la carpeta correcta. Cree tantas variaciones de la segunda regla como necesite, cada una ajustada para adaptarse a un proyecto en particular.

• En el Condiciones:
  • Kind - is - imagen
  • Etiquetas - contienen etiquetas - optimizado, Beebom - para asegurarse de que la regla solo se aplicará a las imágenes optimizadas que pertenecen al proyecto Beebom.
• En el Comportamiento:
  • Mover - a la carpeta - Proyectos Beebom

La combinación de estas dos reglas garantizará que todas las imágenes que guarde de la aplicación de captura de pantalla estén optimizadas y listas en la carpeta del proyecto sin que tenga que hacer nada más..

3. Descargas de activación remota

Este es simple y divertido. Si está trabajando con varias computadoras, por ejemplo, una en casa y otra en la oficina, puede configurar la computadora de su oficina para descargar un archivo que encuentre en la computadora de su casa. Pero necesitamos ayuda de Dropbox (o Google Drive).

En la computadora de su hogar, copie y pegue el enlace de descarga en un archivo de texto. Luego, guarde el documento con un nombre único (por ejemplo: 2bdld) en una carpeta de Dropbox (por ejemplo: Lista de descargas).

En la computadora de la oficina, cree una regla Hazel que observe la carpeta "Lista de descargas" en Dropbox. Establezca la regla para abrir el archivo de texto 2bdld, sin el descargado etiqueta, utilizando un administrador de descargas que puede aceptar la entrada de URL desde un archivo de texto. La mayoría de los administradores de descargas pueden hacer eso.

Agregue otra acción en la regla para etiquetar la nota: descargada después de que el administrador de descargas la abra. Esta acción es para asegurarse de que un archivo de texto se abra solo una vez.

Para mantener la carpeta limpia, puede crear otra regla para eliminar archivos de texto de más de un día.

4. Archivar facturas en Evernote

A veces, vivir sin papel significa que mueves tu desorden del mundo real al mundo digital. Pero puedes enviar tus facturas digitales a Evernote usando Hazel y AppleScript.

Crea una regla para vigilar la carpeta donde guardas todas tus facturas digitales. Establezca las condiciones para que coincidan con el tipo de facturas que desea guardar. Por ejemplo, si las facturas de su TV por cable son documentos PDF de XYZ Co., configure las condiciones para que funcionen solo para archivos PDF de XYZ Co..

Luego agregue este script al panel Acciones:

decirle a la aplicación "Evernote"

activar

crear una nota desde el archivo theFile notebook "Notebook_Name" etiquetas "Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"

fin decir

Asegúrese de que Notebook_Name y todos los Tag_Names ya estén creados en Evernote.

Puede crear tantas variaciones de esta regla como necesite para otras facturas u otros documentos.

5. Guardar y ordenar archivos adjuntos de correo electrónico en carpetas de Mac

¿Qué pasa si sus facturas llegan por correo electrónico? ¿Puedes archivarlos y ordenarlos en Evernote sin mover un dedo? Absolutamente, con un poco de ayuda de Dropbox, Gmail e IFTTT.

• Primero, crea una regla de filtro en Gmail para que cualquier correo electrónico de facturación de XYZ con archivos adjuntos se etiquete como "Facturación" (o cualquier otra etiqueta de su elección.
• Después de eso, crea una carpeta en Dropbox llamado "Billings" (o cualquier otro nombre que elija). Puede usar la carpeta de Dropbox existente para este propósito.
• Crear una regla IFTTT para conectar Gmail con Dropbox. Configúrelo para guardar cualquier correo electrónico con la etiqueta "Facturación" en la carpeta "Facturación" de Dropbox.
• Aplique los consejos del número 4 anterior a esta carpeta.

Estos cinco ejemplos son solo la punta del iceberg de lo que puedes hacer con Hazel. Espero que pueda ver que su horizonte de automatización está tan lejos como su imaginación puede llegar..

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¿Usas Hazel? Comparta sus reglas favoritas de Hazel en el comentario a continuación.